Sistem Informasi Persuratan (SISURAT) ver 2.0


Finally! Aplikasi yang sudah ratusan atau ribuan kali diunduh di internet secara gratis, kini berevolusi ke versi 2. Setelah peluncurannya lima tahun yang lalu, aplikasi ini sempat dikembangkan secara internal dalam beberapa versi, namun selalu dirombak karena masih belum puas dengan fiturnya. Tidak lama lagi aplikasi ini akan segera diluncurkan namun hanya akan keluar dalam bentuk versi trial version dan full version. Skema finalnya akan diberitahukan kemudian, trial versionnya akan membatasi apa saja, dan berapa harga full versionnya. Mengapa tidak freeware lagi seperti pendahulunya yang  versi 1? Karena untuk mengembangkan aplikasi ini saya terus memperpanjang lisensi Delphi dan membeli komponen hingga ribuan USD. Saya rasa cukup fair jika Anda menggunakan aplikasi ini untuk bisnis maka sedikit mengeluarkan biaya investasi untuk menunjang produktivitas di tempat kerja tidak menjadi masalah, bukan? Anda juga bisa membelikan komponen yang saya butuhkan kalau mau 🙂 Komponen itu nanti bisa digunakan untuk membuat aplikasi gratis lainnya, sehingga insya Allah Anda juga ketularan pahalanya :).

Komponen yang saya gunakan untuk mengembangkan aplikasi SISURAT memanfaatkan komponen dari sini. Sedangkan pacul yang saya gunakan, yaitu Code Gear Delphi bisa dilihat di sini.

Fitur aplikasi yang baru adalah:

1. Menggunakan database Firebird, bukan MS Access

2. Dapat mengekspor ke Excel untuk Daftar Surat Masuk, Surat Keluar, dan Log Pemakaian

3. Setiap surat masuk yang dibuat dapat didisposisikan ke lebih dari 1 orang dan dapat ditrack statusnya hingga selesai

4. Setiap surat masuk yang ditambahkan dapat diemail ke atasan untuk meminta disposisi, lalu atasan bisa membalas email tersebut menggunakan Blackberry atau Smart Mobile Phone lain di luar kantor untuk menjelaskan info disposisinya, dientri kembali ke aplikasi, dan isi disposisi bisa dikirim ke setiap orang dengan info disposisi yang berbeda-beda sesuai instruksi atasan. Dengan aplikasi ini, sekretaris bisa mengentri surat di kantor, namun untuk menunggu disposisi, tidak perlu menunggu atasan kembali ke kantor. Sekarang jamannya boss menggunakan smart phone, misal Blackberry. Sekretaris cukup menginput informasi surat masuk, scan dokumennya (atau ketik perihal suratnya), dan boss bisa melihat suratnya dari Blackberrynya.Reply disposisi, dan disposisi akan langsung dikirim ke anak buah masing-masing. Jadi boss bisa tahu, mana saja surat yang belum di follow up sampai tuntas. Biasanya kan boss uring-uringan karena dia belum tahu surat mana saja yang sudah selesai disposisinya. Sekretaris kelabakan mencari berkas hardcopy lalu sibuk mencari statusnya. Dengan aplikasi ini, semua bisa lebih terorganize, ke arah yang lebih baik tentunya.

5. Surat Masuk, Surat Keluar, dan Log Pemakaian dapat dikelompokkan per kolom secara mudah dengan komponen yang canggih dari Dev Express. Penyaringan dan sorting dapat dilakukan dengan sangat mudah.

Berikut adalah tampilan aplikasinya, sebagai teaser. Final trailer akan menyusul, dan launching produknya 🙂

Slideshow ini membutuhkan JavaScript.

Bagaimana pendapat Anda dengan fitur di versi terbaru ini? Ada masukan untuk fitur tambahan sebelum launching?

[Update tanggal 22 Mei 2012]

Ada fitur heboh statistik laporan surat masuk:

Statistik Laporan Surat Masuk

Laporan ini akan otomatis memberikan informasi:

1. Apakah ada surat yang belum didisposisikan

2. Jika ada, akan ditampilkan semua surat tersebut

3. Dari surat yang telah didisposisikan, apakah ada yang belum difollow up?

4. Jika ada, semua penerima disposisi dan informasi suratnya akan ditampilkan

Laporan ini bisa dihasilkan secara ad hoc kapanpun diperlukan dengan range tanggal awal hingga akhir, maupun bisa dischedule otomatis, pada waktu tertentu akan mengirimkannya ke email yang telah ditunjuk untuk menerima laporan ini. Jadi aplikasi ini ditinggal ngopi, ngantuk, ngupil, atau nganu sekalipun akan tetap bisa mengirimkan laporan. Tujuannya adalah semua disposisi cepat difollow up hingga selesai.

Berikutnya mungkin akan diberikan fitur penomoran otomatis surat keluar per jenis surat. Jadi setiap jenis surat akan dapat diatur headernya masing-masing, misal SE/12/XXXX/IN dengan XXXX adalah counter dari 0001 hingga 9999. Semoga bisa diterapkan sebelum launching.

Bagaimana? Ada tambahan usulan?

Notes:

Untuk yang ingin mencoba trial version dan sudah expired, silakan dimundurkan saja tanggal komputernya menjadi tahun 2011.

63 respons untuk ‘Sistem Informasi Persuratan (SISURAT) ver 2.0

  1. saya tertarik mau cepet coba yang ver 2 ni mas wisnu. trus saya usul bagaimana jika untuk surat keluar diberi menu penomoran otomatis, jadi nanti dari konseptor masuk ke aplikasi akan diberi nomor surat keluarnya kemudian disetujui oleh penandatangan baru dicetak. trims

    1. Ada ide bagaimana memberikan nomor otomatis?
      Biasanya setiap jenis surat counternya beda-beda dan punya headernya masing-masing. Saya tunggu penomoran di tempat Anda, sambil saya rancang untuk membuatnya generic.

      1. secara umum penomoran di empat kami adalah:
        nnnn/KKKK/XXX/MM/YY untuk KKKK, XXX,MM, dan YY adalah kode-klasifikasi yang menunjukkan jenis surat, instansi pembuat, bulan dan tahun. sudah ada aturan bakuny adi kantor kami. nah yang saya minta dibuat otomatis adalah pada bagian nnnn. ini merupakan nomor urut surat yang berlaku selama 1 tahun dimulai dari 0001.

        saya beri satu jenis lagi penomoran di instansi lain
        S-nnnn/PP/YY
        sama seperti dai kantor saya, untuk S,PP, dan YY juga diatur secara baku. yang dapat dibuat otomatis adalah nnnn saja.

        usul saya mas rancang untuk nomor surat yang bisa di ketik manual di depan kemudian otomatis kemudian dapat diteik manual lagi di belakangnya. jadi fleksibel.
        trims

  2. konsep bagus n mantab, usul ada versi trialnya ya krn kalau belum memakainya agak susah untuk memberi masukan.trimakasih sebelumnya…

  3. saya juga mengembangkan aplikasi sejenis ini mas, ada ide baru kalau bisa ketika mencatat surat masuk tanpa kita menulis nama pengirim surat, aplikasi sudah mengetahuinya, dari kode unik instansi/organisasi yang ada di nomor surat.

      1. MAs…..bisa di buka di mana2 ya..dan bisa di disposisikan ke atasan yg lebih tinggi. Misal bupati gitu…dan dapat di buka di mana2 ya melalui hp atau notebook..

      1. 2. Menjawab dengan jujur, sejauh mana mau berinvestasi untuk bisa. Investasi bisa berupa uang dan waktu. Uang untuk membeli PC / laptop, buku, dsb. Waktu untuk membaca buku dan bersabar. Programming butuh kesabaran dan ketelitian. Berikutnya kalau punya kemampuan melihat pola dari beberapa fakta akan mempermudah membuat programnya.

  4. Slmt siang mas, saya mau tnya gmn mendownload aplikasinya ?? Saya sangat butuh aplikasi seperti ini untuk tugas proyek saya di kantor kecamatan. Mohon info nya ya mas. Waktu saya cuma 1 bln lagi. Makasih banyak utk bantuannya.

    Salam

    Yongki

      1. Mohon maaf mas, sampai saat ini belum dapat mendownload sisurat nya. Dari group yahoo juga tidak bisa, karena menu file masih greyout.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

w

Connecting to %s